E-mail, even fijn als dat het vreselijk is.
Ben jij een e-mail verslaafde? Oftewel check je de mail in bed bij het wakker worden en voor het slapen gaan, continu tijdens het werk, maar ook in je weekenden en vakantie of misschien zelfs staande aan je boodschappenkarretje bij Albert Heijn?
Word je onrustig als je geen blik werpt in je inbox, Facebook of Twitter?
E-mail heeft natuurlijk veel voordelen, maar leidt ons ook extreem af.
Elke keer dat er een piepje, bliepje of berichtje binnenkomt op je computer of smartphone is de verleiding groot er naar te kijken. Het nodigt uit tot reageren en weg is je concentratie. Elke afleiding kost je 5 minuten om weer geconcentreerd aan de slag te gaan. Zo kun je de hele dag druk met het werk bezig zijn, zonder effectief en geconcentreerd te werken.
Kortom je bent het “spelletje e-mailen” aan het spelen.
Met deze tips kun je je gedrag veranderen:
- Plan 2 à 3 e-mailmomenten per dag van elk 30 min.
- Open de mail ’s ochtends niet direct, maar maak eerst een dagindeling voor de komende dag. Zet je dan aan die moeilijke taak waar je tegen opziet. Pas daarna ga je met de mails aan de slag.
- Sluit de dag af met het leegmaken van je inbox. Zo ga je georganiseerd naar huis.
- Bekijk per mail wat je ermee moet. Een kort antwoord, binnen 2 min. te typen, direct schrijven. Mails die alleen informatie bevatten, opruimen in een map archief of in een map naar onderwerp. Er zijn natuurlijk ook mails waarop je niet direct kan reageren. Plan die in een map Actie en zet ze op je takenlijst. Afspraken zet je in de agenda.
- Meld je af voor alle nieuwsbrieven die je niet leest. Opgeruimd staat netjes, scheelt straks weer beslissingen nemen.
- En het belangrijkste: zet alle meldingen, piepjes en envelopjes uit voor e-mail, twitter, Facebook. Tenzij je natuurlijk op een helpdesk werkt! Zo kun je overdag geconcentreerd doorwerken en kom je niet in de verleiding om toch te kijken.
Momenteel is er een interessante discussie gaande op de website van lifehacking. Bertine Zoon vraagt om meer, maar korte mails te sturen. Ik kan me daar heel goed in vinden, mits je per mail 1 korte en duidelijke boodschap geeft of vraagt. Met een goede onderwerpregel kun je de mail snel verwerken. Schrijf in de onderwerpregel al wat je van de lezer wil en waar deze mail over gaat.
Zo’n onderwerpregel kan bijv. zijn: “Voorstel tot etentje op 25 mei”, ” Graag je beslissing over onderstaande vraag van Jan”, ” Contact opnemen ja of nee?”.
Een mail met meerdere vragen en bijlagen loopt een groot risico te blijven hangen in de inbox, of misschien zelfs te worden genegeerd.
Met 2 aparte mails zal die met de makkelijke vraag ook niet hoeven te wachten op het antwoord op de moeilijke vraag. Alle partijen kunnen snel verder en de inbox is leeg.
Daarnaast zijn mails met een duidelijk onderwerp ook goed te archiveren en terug te vinden.
Kortom, weg met de emailafleiding! Op naar een gestructureerder e-mail beleid.
Er zijn meer trucs om het e-mailen te optimaliseren.
Wil je daar persoonlijke hulp bij, laat het weten!
